一、总则 

　　（一）档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作，是记载和反映我所管理及各项工作的重要史料和凭证，也是开展各项工作必不可少的重要环节。 

　　（二）在科学研究、技术开发、党政管理、财务计划等各项工作中，形成的具有保存、查考核利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，应即时交至综合办公室，实行统一管理，立卷归档，做到完整、准确、系统、安全和有效利用，任何人不得以任何理由占为己有。 

　　（三）档案工作应纳入本所各项工作之中，是考查科研、生产和管理部门及其工作人员工作实效的凭证和一项基本内容。 

　　（四）要把档案工作纳入领导议事日程和目标责任制，列入本单位发展计划和规划，设立必要的专项经费，为开展档案工作创造条件。 

　　二、管理体制及主要职责 

　　（一）由一名所领导分管档案工作，具体管理由综合办公室主任负责，设专职档案员具体管理各类档案，并建立兼职档案员队伍。 

　　（二）职责： 

　　主管所领导职责： 

　　（1）组织贯彻国家和中国科学院有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入本所的发展计划。 

　　（2）定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。 

　　（3）关心和支持档案人员的工作，积极创造条件提高档案人员的业务素质。 

　　2、档案部门领导职责： 

　　（1）根据国家和中国科学院有关档案工作的方针政策和法规，制定本单位档案工作管理制度。 

　　（2）指导、监督、检查、协助档案人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收档案是否完整、准确、系统。 

　　（3）负责抓好日常档案的管理和有关部门的协调工作。 

　　（4）积极组织开发档案信息资源，充分发挥其作用。 

　　（5）遵守各项保密规定，保证档案安全，维护单位的合法权益。 

　　3、专职档案人员岗位职责： 

　　（1）认真学习党的方针、政策与专业知识，熟悉本所各部门的职责范围和工作项目。 

　　（2）认真执行各项政策和规定，做好档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等各项工作。 

　　（3）制定并遵守档案工作的各项规章制度，发挥监督与指导作用。 

　　（4）熟悉并掌握库藏档案的内容，编制检索工具，开展档案的利用收集反馈信息和编研工作。 

　　（5）定期进行档案清理，核对帐物。 

　　（6）对超过期限的档案，提出存毁和处理意见，作好档案的鉴定工作。 

　　学习有关档案方面的规范和要求，负责收集和整理本部门的各种材料的归档工作；接受综合档案室的业务指导，应尽职尽责；汇报和反映本部门的档案工作情况。 

　　三、档案材料的形成、积累与归档 

　　（一）各部门（包括课题组）应随时随地将形成的材料积累在案，使用规范化用纸和书写工具，确保归档材料原始件的质量。 

　　（二）实行文书处理部门立卷和科技档案预立卷制度，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入本部门的工作程序。 

　　（三）各部门、各课题组必须按有关管理办法，按时将形成的各类文字材料，完整及时地交给档案室，并办理交接手续。 

　　（四）各种文字材料，用字准确，字迹清晰规范。档案部门对不规范的材料要提出改进意见。 

　　四、档案的管理与利用 

　　（一）档案室负责对各类档案进行妥善保管，要求编目、排架、保存。 

　　（二）使用多种检索工具，实现微机化管理与检索。 

　　（三）本单位人员查阅档案可按规定，由档案人员到档案库调出，到阅览室阅档；外单位人员查阅须持单位正式介绍信，按规定办理审批手续。 

　　（四）对保管期限已满的档案，及时清理登记，经审查、鉴定和领导签字批准后，指定专人到专门地点监销。  

  　文书档案管理办法 

　　文书档案由综合办公室负责收集、整理、立卷、按期归档，交档案室管理。 

　　一、文书档案的收集与归档 

　　各部门将工作中形成的文件材料及上级的文件处理后，及时送交综合办公室文秘处归档。专职档案员及时督办档案收集和归档工作。严禁将应归档的文件材料滞留于个人手中。 

　　二、分类 

　　党务工作类、综合管理类、人事教育类、科研条件类、财务管理类、科技开发类和物业（勤务）管理类等。 

　　三、文书档案归档范围 

　　凡在工作中形成的、反映机关工作活动特点的、具有查考价值的文件材料应及时、准确、齐全完整地交至综合办公室，文书人员将以材料的分类，按永久、长期、短期整理，立卷归档保存。下面简述材料的规范范围： 

　　1、党务工作类 

　　（1）党代会形成的文件材料、党委会记录、年度重要专题材料、党员名册及年度统计表、工作规划及总结、党委换届形成的文件材料、党内干部任免、党员奖惩材料等； 

　　（2）所简报、报刊等对本所科研工作的报道、情况反映、重大活动材料； 

　　（3）纪检、监察工作中形成的重要材料； 

　　（4）统战、信访工作文件材料。 

　　2、综合管理类： 

　　（1）所长任期报告、所领导换届过程中形成的文件材料、所占办公会议记录、纪要、决议、决定等； 

　　（2）全所工作计划、总结、发展规划、合作协议、年度重要专题、重要会议材料、所庆材料、反映工作活动的出版物（如所史、所介、年报、年鉴等）； 

　　（3）本所重大活动、领导视察讲话、获得的荣誉、奖励证书等； 

　　（4）公文管理、印章启用及批件、本所基础数据汇集、专题汇编，档案管理及年度统计、鉴定销毁清册等； 

　　（5）工会、职工代表大会形成的重要电报、电话记录、讲话等文件材料； 

　　（7）保卫、技术安全工作材料。 

　　3、人事教育类： 

　　（1）年度人事统计表、职工名册、机构变动、干部任免、人员调配、专业技术职务、行政职务材料； 

　　（2）职工奖惩、工资福利、工伤评残材料； 

　　（3）在职培训、职工教育、出国留学； 

　　（4）研究生培养、招生计划及录取名单、授予学位等重要材料； 

　　（5）离退休工作材料； 

　　（6）计划生育有关重要材料。 

　　4、科研条件类： 

　　（1）科研计划及总结、科研活动、大型国际、国内学术会议材料； 

　　（2）年度综合统计及课题清册、科技活动协议、合同、备忘录等； 

　　（3）科研成果、专利材料、科技咨询； 

　　（4）外事工作、科技交流、科技保密工作材料； 

　　（5）学术团体及学术委员会工作材料； 

　　（6）仪器设备统计、购置或报废大型仪器、清产核资、物资交接凭证及清册。 

　　5、财务管理类： 

　　（1）财务工作文件材料 

　　（2）审计工作文件材料等。 

　　6、科技开发和物业管理类： 

　　（1）基建管理性文件、综合性报告、请示与批复； 

　　（2）基建工作统计年报、协议、合同； 

　　（3）上级批准本所的年度基建计划、零星基建请示、批复及经费使用等有关材料； 

　　（4）有关房地产文件材料、征地请示及批复、房地产交接凭证和清册、处理房地产纠纷有关材料、统计报表、协议、合同等； 

　　（5）固定资产统计表及财产清册等； 

　　（6）后勤管理重要文件材料； 

　　（7）所属公司工作中形成的一切重要文件材料。 

　　四、保管期限 

　　1、永久：凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的，对本所、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案。 

　　2、长期（15~20年）：反映本所一般工作活动，在较长时间内对工作有查考利用价值的文件材料。 

　　3、短期（15年以下）：在较短时间内对本所工作有参考利用价值的文件材料。 

　　五、档案价值的鉴定 

　　对保管期限已到的档案进行鉴定，须十分慎重。 

　　1、分析档案的内容，反映实际查考意义的文件具有较大的保存价值。 

　　2、分析文件的来源、时间、形式和有效性。 

　　3、分析档案内容的原始性、完整程度，各种材料的价值率。 

　　六、文书档案的开发利用 

　　档案管理的最终目的就是有效地利用，编研各种档案资料是利用的有效手段之一。目前我所主要有大事记、年报、年鉴、组织机构沿革、发文汇编、专题目录、成果汇编、规章制度等。 

　　科技档案管理制度 

　　一、科技档案是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、录像、录音带等科技文件材料。 

　　二、科技档案由综合档案室集中统一管理，科技档案实行课题组、设备采购人员、基建工程承担部门预立卷制度，课题结束、设备入帐、工程竣工验收后移交档案室。 

　　三、科技档案管理实行“三参加”：即参加课题鉴定、评估、验收；参加基建工程竣工；参加大型仪器设备开箱。 

　　四、科技档案的种类分为科研档案(成果档案、专利档案、学会档案)、基建档案及大型仪器设备档案。 

　　五、科技档案的积累与归档 

　　(一)科研档案 

　　1．科研档案实行“四同步”管理：即下达任务书与提出归档要求同步；检查进度与检查档案形成情况同步；验收、鉴定成果与验收、鉴定档案材料同步；上报登记和评审奖励成果以及科研人员提职考核与档案部门出具归档情况证明同步。 

　　2．课题立项时在科研计划上均指定兼职档案员。兼职档案员负责收集和整理本课题各阶段形成的科研档案材料。 

　　3．课题结题时，综合档案室对准备归档的科研文件材料进行预验收，合格者，方能鉴定验收和申报成果，移交档案，并填写科研档案归档说明书和移交单。 

　　4．几个单位协作完成的课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关复制件交主持单位。 

　　(二)基建档案 

　　1．凡我所所属的基本建设工程(包括附属设施)，自工程可研批准之日起，主管工程的负责单位必须指派有关人员任兼职档案员，负责收集、保管和积累工程图纸、地质勘察资料、批件等基建档案。 

　　2．工程竣工、合格、验收后，工程主管单位必须组织工程技术人员配合兼职档案员对所形成的文件材料进行提炼与筛选，对具有一定查考、保存价值的文件，在档案人员的协助下进行分类整理。 

　　3．符合归档要求的文件、材料、图纸等经主管单位领导检查、审阅、签字后，由兼职档案员移交档案室，乙方填写移交清单，办理移交手续。 

　　(三)设备档案 

　　1，从设备订货开始至验收合格交付使用均由订购人员负责整理保管设备档案。 

　　2．设备在使用过程中形成的各种记录，由设备使用人保管，按年度移交到综合档案室。 

　　3．设备维修、事故处理、报废、调出等材料，由有关职能部门整理归档。 

　　六、归档时间 

　　科研课题结题后一个月内存档，课题研究周期长的可分阶段归档； 

　　基建工程竣工后三个月内存档； 

　　仪器设备开箱验收的同时存档。 

　　七、归档要求 

　　归档的科技文件材料，必须格式统一，图样清晰，签字、盖章手续完备。一律用蓝黑或炭素墨水等不褪色的书写工具。科研文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。 

　　八、归档范围 

　　1．科研档案 

　　(1)开题阶段材料：包括开题报告、论证材料、任务书或合同或批件。 

　　(2)课题实施阶段材料：包括研究计划、调查方案、执行情况表、原始记录及综合分析材料、数据处理材料(程序设计说明、程序框图、计算结果)、工作小结及总结。照片、底片、录音、录像带，光、软盘、影片拷贝、幻灯片。 

　　(3)成果鉴定、报奖、引用及宣传报道材料。 

　　2．基建档案 

　　(1)施工前期文件：计划、申请、审批、评估、验收通知、许可证、协议；执照、合同、会议纪要、勘察报告等； 

　　(2)施工中文件：土建、电气、水暖等工程的图纸会审、设计变更、技术签证、施工检查记录、隐蔽工程检查验收记录、测量定位与沉降观测、原材料及构配件检验、半成品试配及下料单、质检评定等。 

　　(3)验收期文件：设计图纸、施工图纸、设计变更、验收合格证等。 

　　(4)基建开竣工时及中期的过程及重要领导人视察的照片、录像。 

　　3．设备档案 

　　(1)设备购置文件材料：包括设备技术经济计算材料、有关购置设备的谈判以及订购协议或合同书等。 

　　(2)随机文件材料：包括设备图册和说明书、合格证、装箱单和配件目录以及设备安装规程等。 

　　(3)安装、使用后形成的文件材料：包括设备安装记录、试车验收记录和总结报告，设备运行记录，保养和大、中修记录，使用分析表、检查和事故记录、设备履历表、改造记录和总结等。 

　　(二)下列研究工作不视为本办法所确定的研究成果： 

　　1．研究工作的一般性阶段进展； 

　　2．沿用原有方法或材料满足某些任务要求的科研工作； 

　　3．为配合某一课题研究而进行的常规性能测试、分析化验； 

　　4．为生产部门解决一般性技术咨询服务项目。 

　　(三)科技成果上报登记的成果资料，如属保密范围(包括技术绝密)的，应按保密资料管理有关规定处理。 

　　(四)成果登记办法 

　　科研计划处随时受理成果鉴定及成果登记的申请，每年12月10日前集中录入上报到院成果专利处，以备上报评奖。 

　　省科技厅成果管理办法中规定，凡通过鉴定或验收的成果(无论下达任务单位是否是科技厅)均可在省科技厅申报成果登记，但报奖的成果必须是在省科技厅登记的成果（每年12月30日为年度成果登记截止日期）。 

　　三、科技成果的推广应用 

　　(一)科技成果的所有权归研究所，成果推广转化所获得的效益由所、研究者按比例共享。 

　　(二)科技成果的转让统—按《东北地理与农业生态研究所科技成果转让管理暂行规定》执行。 

　　(三)未经鉴定(评审)的科研成果，原则上不得对外签订转让合同。 

　　会计档案管理规定 

　　为了加强我所会计档案的科学管理，更好地为科研及管理工作服务，根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本办法。 

　　一、我所会计档案是指研究所经济活动中的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计工作专业材料，是反映我所科研及管理活动中经济信息的真实记录和凭证。建立健全会计档案，保证会计档案质量，对贯彻执行国家财经制度，记录经济活动的全部过程，保护国家财产有重要的作用。 

　　二、会计档案管理要执行《中国科学院公共事务管理标准》中的会计档案建档规范的规定，加强会计档案管理的标准化、制度化建设。 

　　三、全所会计档案工作是全所档案工作的重要组成部分，全所会计档案实行集中统一管理。财务管理处必须将应归档的会计档案定期移交到所档案室。 

　　四、会计档案由财务管理处的专人负责，出纳人员不得兼管会计档案工作。 

　　五、归档办法 

　　1．务管理处将当年形成的会计档案按归档要求整理立卷，编制保管清册，在财务部门保管一年后，移交所档案室保管。 

　　2．财务部门向档案室移交会计档案时，财会部门必须编造会计档案移交清册，档案部门经办人员必须认真查点核实；财务部门、档案部门的负责人和经办人员，必须在移交清册上签字。 

　　3．档案室按会计归档范围进行验收，要求归档材料完整、准确、系统，装订规范。 

　　六、保管、利用和销毁 

　　1．档案室接收保管的会计档案应保持原卷册的封装，如财务部门须拆封重新整理，应按档案更改手续，由双方经办人共同进行。 

　　2．档案室对会计档案应进行科学管理，做到存放有序，查找方便。同时应严格执行安全和保密制度，严防毁损、散失和泄密。 

　　3．本所其它部门利用会计档案应征得立卷财务部门的同意。所外单位利用时，应开据介绍信，写明查阅内容，并经财务管理处负责人批准。 

　　4．会计档案保管期满要销毁时，要严格审查，编造销毁清册，经主管所长签批后方可销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应由会计部门抽出另外立卷，再交档案室保管，直到结清债权债务时为止。 

　　5．会计档案销毁时，由档案室和财务管理处共同派人监销。监销人在销毁前应清点核对，销毁后，在销毁清册上签名。 

　　声像档案管理办法 

　　声像档案由综合办公室负责收集、整理、立卷、按期归档，交档案室管理。 

　　一、归档范围及要求 

　　在我所各项工作和社会活动中直接形成的又保存价值的，以磁性材料、感光材料或其它材料为载体、以音像为主要反映方式的声像档案，包括照片、录音、录像制品、影视片、光盘以及相应的说明文字等。 

　　（一）归档范围： 

　　领导视察、重要会议、科研工作、主要业务活动、外事、院士、知名科学家等重要活动、重大工程开工前的原貌、以及开工、建设、落成等全过程中形成的声像材料，即：一切具有长期保存价值的声像材料。 

　　（二）归档要求： 

　　1、收集齐全，规范整理，统一管理。 

　　2、由形成部门进行整理、编辑，加以必要的文字说明，档案部门负责监督、检查和指导。 

　　3、声像材料必须运转正常、图像清晰、声音清楚、内容完整准确，定期保养，如出现问题即时补救。 

　　二、分类与整理 

　　（一）分类原则： 

　　一般按问题（内容）进行分类，必须遵循声像载体材料的自然形成规律，保持载体之间、载体与纸质载体之的有机联系，便于保管和利用。 

　　（二）整理方法： 

　　1．声像档案应加以文字说明，并与档案载体一同放在声像档案保管单位内。照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。 

　　2．录像、录音材料要注明录制部门、地点、时间、内容、密级、带长（时间）、编号、保管期限等。 

　　3．光盘、软盘等应注明存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本编号等。 

　　4．一卷内装有软干盒（盘）声像档案的，应填写卷文件目录。 

　　5．应严格按照声像档案载体的分类、编制案卷目录。 

　　三、保管 

　　（一）声像档案统一保存于综合档案室，适宜温度为5^。C-—15^。C，相对湿度为40%60%。 

　　（二）录音带、录像带均应竖放在专用柜内，应远离能够形成磁场的电器设备，并做到定期检查，发现变形、断裂、磁粉脱落或发黄、发霉、变质想象，应及时采取补救措施。 

　　（三）未经鉴定和批准，任何部门不得擅自消磁和涂改；如需复制应办理批准手续；如需销毁，必须由单位档案管理部门鉴定并报主管领导批准。 

　　四、建立借阅、审批手续。原版声像档案一般不得外借。 

　　人事档案管理制度 

　　为适应人事档案管理工作的需要，进一步规范人事档案日常管理，对人事档案进行妥善保管，有效地保守机密，高效、有序地利用档案材料，特制定本制度。 

　　一、人事档案归档 

　　1.各有关部门形成的归档材料要在材料形成后20天以内送交人事教育管理处及时归档。 

　　2.送交的人事档案材料必须真实、清楚、手续完备，使用16K纸打印或使用炭素笔、蓝黑钢笔书写，不得使用园珠笔、铅笔等书写。 

　　二、人事档案利用 

　　1．查阅档案。 

　　（1）凡属人事档案材料不论是否在档案里，均视为档案的一部分，非有关人员不得查阅；任何人不得查阅和借阅本人及其家属的档案。 

　　（2）查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者提出查档申请，在《人事档案查档登记表》中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；外单位来人查阅时，还需持有效证明信（加盖查阅单位公章）和本人身份证。其次，由人事教育管理处负责人审核批准。最后，人事档案管理人员依据批准意见办理相关事宜。 

　　（3）查阅人事档案，一律在档案室内进行。查阅档案时，严禁吸烟、涂改、圈划、摘录或复制档案材料。确需摘录、复制时，由人事教育管理处负责人审核批准，方可摘录复印。查阅档案后，要由档案管理人员进行检查，确认无误后查阅人才能离开。 

　　2.借出使用。 

　　（1）人事档案一般不外借，如在特殊情况下需借用人事档案，如本所人员因工作 

　　需要查阅人事档案，公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案时，要办理借档手续，并按期归还。 

　　（2）借档手续。借档手续与查阅手续基本相同，借档人员需填写《人事档案借档登记表》进行借档登记，并把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚，由借档人员签字。用后归还时，及时在外借登记上注销。 

　　3.出具证明材料。 

　　（1）出具的证明材料可以是人事教育管理处按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、出国等，需要了解其亲属情况时，应按有关规定办理，即“没有必要查阅其父母和亲属的档案”，由其亲属所在单位提供有关材料。 

　　（2）出具证明材料手续。其手续与查阅手续基本相同，利用者需填写《人事部门出具证明材料登记表》进行登记，说明要求出具证明材料的理由，人事教育管理处按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。 

　　4.查阅人事档案或保存人事档案材料的部门和个人，必须严格遵守党和国家的保密制度，任何个人不得泄露、公布或散布人事档案内容，违者视情节轻重，予以批评教育直至处分。 

　　三、人事档案转递   

　　人事档案转递，必须通过机要通信机构转递，不得交有关人员转递，更不能由本人携带。人事档案不得转往非组织、非人事部门和私办人才交流中心。 

　　四、本规定自公布之日起施行，以前有关规定与本规定不一致的，以本规定为准，未尽事宜参照中国科学院东北地理与农业生态研究所相关规定执行。