根据《中国科学院视频会议系统管理暂行办法》确保我所视频会议系统的安全、稳定与正常运行，特制定如下管理规定。

1．视频会议系统主要用于科学院、分院、所、农业技术中心、野外台站召开视频会议。

2．综合办公室负责视频会议的组织管理、审批和对上对下的协调。综合办公室负责视频会议系统的技术保障、设备维护和技术培训；勤务中心负责视频会议室电源、灯光、线路的维护与维修。

3．视频会议系统设备属精密仪器，非视频会议系统管理人员严禁操作。

4．召开视频会议，应由会议主办部门提前1个工作日向综合办公室提出申请，内容包括：会议召开时间、内容、人员、人数和相关服务需求等。

5．如召开紧急视频会议，各分会场视频系统管理员在接到通知后立即到达视频会议设备现场参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态，并在联调后立即开始值机。

6．根据视频会议系统运行及会议室使用情况，按上级优先下级、先申请优先于后申请的原则统一安排。

7．接到上级召开视频会议通知和视频会议主办部门申请后，由综合办公室审批并下达召开视频会议的通知，各部门按职责做好召开视频会议的各项准备工作。

8．视频会议召开前一天，综合办公室组织相关部门到会场进行调试，所属分会场须到场配合完成高度，调试内容包括：检查终端设备、网络信道、显示设备、视频会议控制系统的连接音响、灯光等环境条件，并进入待机状态。视频会议召开前40分钟，所属会场和分会场的操作人员到会场进行会前检查，确保系统处于正常开通状态。

9．视频会议会场应保持良好秩序，环境整洁，灯光适宜，桌椅等设施摆放有序。

10．视频会议召开时会议主会场与分会场须确定专人值机，视频系统管理员不能离开会场，应时刻监视设备运行情况，根据现场情况随时调整镜头和话筒，保证会议的正常进行。当出现电视电话会议故障时，分会场应立即向主会场汇报并联系相关人员解决，在此期间，各分会场参加会议人员不得擅离会场；如果故障短时间内无法排除，在得到主会场的明确指令后方可中止会议。会议结束后，由管理员负责退出视频会议系统。

11．与会人员要保持会场安静，着装整齐，不得随意交谈，不得在镜头前走动，不得随意离开会场，不发言的会场将麦克风置于静音状态，并将随身通讯工具置于关机或静音状态。分会场听到主会场呼叫后迅速回应。

12．视频会议结束后，会场值机人员按操作程序关闭设备并认真填写视频会议日志，整理好会议室环境卫生，始终保持洁净整齐。